Wegens de wetgeving inzake informatieveiligheid en privacy, willen wij u informeren over de verwerkingen

die wij met uw persoonsgegevens uitvoeren, en de beleidsmaatregelen die wij nemen om deze te
beschermen.

1 Verantwoordelijken
Het schoolbestuur, vzw Scheppers-Wetteren (instellingsnummers 118281-038381), is de
verwerkingsverantwoordelijke voor alle leerlingengegevens.
Op Scheppersinstituut is er een aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid, dat gemakkelijk te
contacteren is via privacy@scheppers-wetteren.be.
Het aanspreekpunt informatieveiligheid en/of de directie van Scheppersinstituut kan voor advies en
ondersteuning terecht bij de ‘data protection officer’ (DPO) van de onderwijskoepel.

2 Verwerkingen
2.1 Verwerkingsdoeleinden
Op Scheppersinstituut verwerken wij leerlingengegevens omwille van de volgende doelen:
– leerlingenrekrutering;
– leerlingenadministratie;
– leerlingenbegeleiding;
– leerlingenevaluatie;
– public relations;
– toezicht op telecommunicatie;
– camerabewaking.

2.2 Verwerkte leerlingengegevens
Om jou in schrijven, te begeleiden en op te volgen in Scheppersinstituut is het noodzakelijk dat wij de
volgende gegevens verwerken:
– identificatiegegevens (met i.h.b. voornaam en naam, roepnaam, een pasfoto, het rijksregisternummer,
gezinssamenstelling, voorrang- en indicatorfactoren);
– persoonlijke kenmerken (met i.h.b. geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit);
– elektronische identificatiegegevens (met i.h.b. MAC-adres, IP-adres, toestelnaam, cookies,
verbindingsmomenten);
– privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
– evaluatiegegevens (met i.h.b. puntenboeken, remediëring, rapporten, rapportcommentaren);
– gezondheidsgegevens: lichamelijk, psychisch, risicosituaties en -gedragingen (met het oog op
begeleiding);
– opleiding en vorming (met i.h.b. vorige scholen, gevolgde richtingen, attesten, deliberatie-beslissingen,
-motivaties en -verslagen, getuigschriften en diploma’s);
– aanwezigheid en discipline (met i.h.b. afwezigheidsbewijzen, sancties, tucht);
– afbeeldingen;
– vervoersgegevens (met i.h.b. openbaar vervoer, schoolbus, fiets, nummerplaat wagen/bromfiets/motor)
– resultaten van controle bromfietsen in kader van verkeersveiligheid;
– bewakingsbeelden.

Deze gegevens kunnen, mits wettelijke grondslag, eventueel bekomen worden van de vorige school waar de
leerling ingeschreven was.

2.3 Verwerkte oudergegevens
Om uw kind in te schrijven, te begeleiden en op te volgen in Scheppersinstituut is het noodzakelijk dat wij de
volgende gegevens verwerken:
– elementaire identificatiegegevens;
– gezinssamenstelling;
– privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
– financiële bijzonderheden (met i.h.b. rekeningnummer, schoolonkosten, betalingen).

2.4 Ontvangers
– Het departement onderwijs is, via het Discimus-systeem van AgoDi, een ontvanger van een deel van
jouw leerlingengegevens;
– het CLB is, indien het jou begeleidt, bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
– de scholengemeenschap Katholieke scholengemeenschap Wetteren-Lede ontvangt uw administratieve
gegevens omwille van hun bevoegdheden om onderwijssubsidies en -werkingsmiddelen te beheren;
– het ondersteuningsnetwerk is, indien van toepassing, bevoegd om een deel van de in § 2.2 en § 2.3
opgesomde gegevens op te vragen;
– iedereen die deel uitmaakt van het multidisciplinair team dat jou begeleidt, is bevoegd om alle in § 2.2
en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
– bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden,
afwezigheidsbewijzen, … in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;
– bij inspectie is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook toegang vraagt tot bepaalde
leerlingengegevens in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak.
– Diataal is een ontvanger van een deel van jouw leerlingengegevens zodat de methode-onafhankelijke
volgtoetsen voor de eerste drie leerjaren van het secundair onderwijs kunnen ingezet worden als
compleet leerlingvolgsysteem voor taal;
– uitgeverijen ontvangen persoonlijke gegevens (naam, mailadres,…) voor mogelijke toegang tot
bordboeken;
– opleidingsinstituten, specifieke navormingsorganisaties ontvangen persoonlijke gegevens (naam,
geboortedatum) voor navormingen welke kunnen leiden tot een certificaat / getuigschrift;
– bedrijven, hotels, musea, … die bezocht worden voor buitenschoolse activiteiten, en reisbureaus en
vervoersmaatschappijen waarop een beroep wordt gedaan, kunnen om veiligheidsredenen
persoonsgegevens (naam en geboortedatum) opvragen;
– de instanties welke school gerelateerde wedstrijden organiseren ontvangen bepaalde
persoonsgegevens van de deelnemende leerlingen;
– Liantis, externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, ontvangt persoonsgegevens
van leerling-stagiairs voor preventieve medische onderzoeken;
– de stageplaatsen, -bedrijven ontvangen bepaalde persoonsgegevens van de leerling- stagiairs;
– verzekeringsmaatschappijen vragen bepaalde leerlingengegevens in kader van aangiftes
schadegevallen;
– Advocaten en gerechtsdeurwaarder ontvangen persoonsgegevens voor de invordering van
openstaande schulden. Deze gegevens worden ook meegedeeld aan de bedrijfsrevisor

2.5 Verwerkers
Op Scheppersinstituut worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van
leerlingengegevens:
– zoals wisa, schoolware, diataal, Microsoft Office 365, moodle, Count-e (boekhoudpakket)

2.6 Voorwaarden
Jouw gegevens zullen verwerkt worden zolang je bij ons ingeschreven bent, of zolang ze nodig zijn om je te
begeleiden. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende
regelgevingen.
Indien we bepaalde gegevens langer zouden willen bewaren, dan zullen we dat melden en de expliciete
toestemming ervoor vragen.
Meer informatie over de beleidsmatige aanpak inzake privacy en informatieveiligheid op Scheppersinstituut
kan je opvragen via privacy@scheppers-wetteren.be.

3 Rechten inzake privacy
3.1 Rechten uitoefenen
U kan zich steeds op onderstaande rechten beroepen:
– recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft
(zie ook verwijzing in § 2.6), waarom de school die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang
ze bewaard worden;
– recht op inzage: u mag steeds de gegevens die de school van u heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie;
– recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan
ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens;
– recht op gegevenswissing: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de
school, permanent en volledig verwijderd worden;
– recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van
bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen;
– recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een
nieuwe school of andere werkgever, dan faciliteert de school dit (in de mate van het mogelijke);
– recht van bezwaar: indien u niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier
waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten;
– recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: wanneer de school
algoritmes gebruikt om, zonder tussenkomst van mensen, bepaalde gevolgen te trekken uit (een deel
van) uw gegevens (zie § 3.3), dan kan u zich hiertegen verzetten;
– recht om zijn/haar toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de
toestemming gevraagd heeft, kan u ten allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken.

Via privacy@scheppers-wetteren.be kan u meer uitleg bekomen betreffende uw rechten. Bij eventuele
disputen of twijfel, kan u zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit inzake privacy en de verwerking
van persoonsgegevens:

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel.: +32 2 274 48 00
Mail: commission@privacycommission.be

3.2 Gerechtvaardigd belang
Een aantal verwerkingen hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag:
– toezicht op telecommunicatie;
– toezicht op schoolaccounts;
– de in § 2.4 vermelde doorgifte van jouw gegevens aan onderwijsinspectie.

3.3 Geautomatiseerde besluitvorming
Op Scheppersinstituut worden noch leerlingen, noch ouders onderworpen aan eender welke vorm van
geautomatiseerde besluitvorming.

3.4 Al dan niet verstrekken van gegevens
De in § 2.2 en § 2.3 vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om de inschrijving
op Scheppersinstituut te kunnen starten. Met uitzondering van:
– rijksregisternummer1
;
– gezondheidsgegevens2
;
– afbeeldingen (voor public relations);
– contactgegevens (voor direct marketing).